Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архив предоставляет копии находящихся на архивном хранении документов на основании запросов пользователей (заявителей).

Архив организует прием запросов (заявлений) о выдаче копий архивных документов непосредственно в архиве, по почте, в том числе электронной почте.

Копии архивных документов выдаются архивом на безвозмездной основе.

Исполнение запросов о выдаче копий архивных документов в рамках предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий по социально-правовым запросам» производится на основании письменного заявления на бланке (приложения № 3, № 5, № 6 кАдминистративному регламенту предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий по социально-правовым запросам». 

Исполнение запросов о выдаче копий архивных документов по определенной проблеме, теме, событию, факту, не связанных с предоставлением муниципальной услуги, производится на основании письменного заявления пользователя (заявителя) в свободной форме, поданного в архив на личном приеме, направленного по почте, в том числе электронной почте.

Запрос (заявление) пользователя (заявителя) должен содержать:

– наименование архива, фамилию, инициалы директора Архива;

– наименование юридического лица – для юридических лиц;

– фамилию, имя и отчество (при наличии) – для физических лиц;

– почтовый (или) электронный адрес пользователя;

– название документа с соответствующими реквизитами, копия которого запрашивается;

– иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

– согласие заявителя (представителя заявителя) на обработку персональных данных;

– дату подачи запроса (заявления), подпись заявителя (представителя заявителя).

При обращении в архив на личном приеме заявитель (представитель заявителя) предъявляет документ, удостоверяющий его личность; представитель заявителя – также документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя, уполномоченного на подачу документов и получение ответа на запрос. При обращении в архив почтой, в том числе электронной почтой, заявитель (представитель заявителя) прилагает к заявлению копии указанных документов.

Запрос пользователя (заявителя, представителя заявителя) не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

– если запрос не поддается прочтению;

– если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;

– если у пользователя (заявителя) отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ).

О причинах оставления запроса (заявления) без рассмотрения сообщается пользователю (заявителю) в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

В случаях, если документ содержит сведения, составляющие охраняемую федеральным законом тайну, копия документа может быть предоставлена только при наличии у пользователя (заявителя, представителя заявителя) документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию. Если у пользователя (заявителя, представителя заявителя) отсутствуют документально подтвержденные права на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию, ему направляется информационное письмо с причинами отказа в выдаче копии документа (отрицательный ответ).

В случае отсутствия запрашиваемого документа на хранении в архиве пользователю (заявителю, представителю заявителя) также направляется информационное письмо (отрицательный ответ).